6 Secretos para ser mas Productivo con tu Correo

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más útiles que se han creado, pero también es uno de los principales elementos de distracción para las personas que buscamos aumentar nuestra productividad personal y profesional.

Tengo que reconocerlo. Desde que Google lanzó en 2004 su servicio Gmail he sido uno de sus más fervientes usuarios y seguidores. Gmail es una de las herramientas totalmente imprescindibles para mi trabajo, día a día, en Internet.

Si ya lo conoces sabrás que las ventajas son muy numerosas. No solo porque Gmail es gratis, o por su capacidad de almacenamiento, o por la capacidad de filtrar mensajes o por la rapidez y exactitud de cualquier búsqueda que realizas en tu buzón de correo o incluso porque te permite gestionar diferentes cuentas de correo en un único y centralizado sitio, sino también porque te permite usar extensiones que mejoran la experiencia de uso del servicio.

La pregunta que surge es obvia:

¿De qué forma puedo usar el correo electrónico, y en especial Gmail, para mejorar mi productividad y que no se convierta en una distracción constante?

En el momento de escribir este artículo tengo archivados en mi cuenta de Gmail 191.334 mensajes diferentes. Una auténtica avalancha de mensajes acumulados desde la creación de mi cuenta en 2005. Sin embargo esa enorme cantidad de posibles distracciones no representa ningún problema para mí.

Para gestionar todos los mensajes que recibo uso unas reglas muy sencillas y un par de extensiones de Google Chrome que me hacen la vida mucho más fácil y, sobre todo, mucho más productiva.

1. No uses notificadores de correo.
   Un notificador de correo es un programa que avisa de que ha llegado un correo electrónico a tu cuenta. La mayoría funcionan revisando el servidor de correo cada cierto tiempo.Aunque los utilicé en algún momento, los notificadores de correo nuevo en tu buzón son uno de los peores inventos creados y un auténtico enemigo de la productividad, al ser un elemento de distracción constante. Es por ello que mi primera medida fue dejar de usar este tipo de notificadores que lo único que consiguen es mantenerte en un estado constante distracción.
2. La regla F.L.A.B.A.
   El objetivo principal que me planteo para mejorar mi productividad es tener completamente vacío mi buzón de entrada.Un buzón de entrada vacío es la mejor forma de que el e-mail no interfiera en lo que estás haciendo, ya que al no haber ningún mensaje visible no tienes ninguna tentación de leer una y otra vez los mensajes que hayas recibido.Para conseguir este objetivo creé la regla que denominé F.L.A.B.A que es un acrónimo que responde a las siguientes acciones:

   F= Filtrar
   L= Leer
   A= Actuar (Responder…)
   B= Borrar
   A= Archivar

   Filtrando automáticamente los mensajes que recibes (la herramienta de filtrado de Gmail es excepcional), leyendo solo aquellos que te llamen la atención, actuando sobre ellos (respondiendo o trabajando), borrando el resto y archivando aquellos que ya no requieren ninguna acción adicional conseguirás poner orden en un buzón.

3. Respuestas Predefinidas.
   Muchas veces las respuestas que proporcionas se repiten. Por ejemplo, la información de descarga de un producto a un cliente tuyo. No te cargues de trabajo innecesario.Para eso están las respuestas predefinidas de Gmail.Accede al panel de configuración de Gmail y pulsa en la opción de LABS.Deberás localizar la opción de “Respuestas Estándar” en inglés “Canned Responses” y habilitar esta opción. Si quieres profundizar en cómo usar esta opción te recomiendo el artículo de Nacho Morato en:http://www.nachomorato.com/como-crear-plantillas-gmail
4. No pierdas tiempo introduciendo tu clave.
   ¿Te has preguntado alguna vez cuanto tiempo pierdes introduciendo tu nombre de usuario y tu contraseña en cada sitio de internet del cual tienes una cuenta? (y en este apartado incluyo también Gmail)Yo hace tiempo que solo uso un programa gratuito que se instala como una extensión de tu navegador Chrome (aunque también hay opciones para otros navegadores) y gestiona automáticamente y de forma totalmente segura tus nombres de usuario y contraseñas.Esta herramienta se llama Lastpass y la puedes conseguir en https://lastpass.comSe llama Lastpass porque solo tendrás que recordar una clave que es precisamente la de acceso al dicho servicio, el resto se encarga el programa y no solo las recuerda y las escribe por ti, si no que tienes una opción de “autologin” con la que, incluso, no tendrás que pulsar el botón de acceso de la cuenta a la que quieras entrar.Con lastpass dejas de:

   - Memorizar contraseñas.
   - Rellenar formularios (tiene opción para ello)
   - Escribir contraseñas.
   - Te protege al encriptar todos tus datos.
   - Lo puedes usar con múltiples navegadores y equipos

5. Pausa tu buzón.
   La mejor forma de que no te distraiga ningún mensaje es que no lo veas. Para ello intenta no acceder a tu cuenta de correo, salvo para las ocasiones en las que previamente hayas programado. Idealmente los expertos en productividad personal dicen que si accedes solo 2 veces al día a tu cuenta de correo, entonces estás en el camino correcto para evitar distracciones y aumentar tu productividad.Personalmente yo, además, utilizo un plugin para Gmail que lo que hace es pausar los mensajes entrantes hasta que tu lo digas. De esta forma no aparecerá ningún mensaje nuevo en tu buzón de entrada hasta que elimines dicha pausa.Este plugin lo puedes conseguir en: http://inboxpause.com Este plugin te permite, incluso, programar una respuesta automática predefinida para avisar a las personas que te han enviado mensajes que tu cuenta está en pausa y que atenderás sus demandas o peticiones en cuanto la vuelvas a activar.
6. Boomerang para Gmail.
   Te has preguntado alguna vez cómo puedes programar un mensaje para que sea enviado dentro de varias horas. Ahora la puedes hacer con otro plugin gratis para Gmail llamado Boomerang disponible en: http://www.boomeranggmail.com No solo podrás programar envíos diferidos en el tiempo, sino que puedes establecer recordatorios en base a las acciones que quieras conseguir. Imagínate que envías una petición urgente a una persona. Lo normal es que si no te contesta en un plazo determinado vuelvas a enviar el mensaje.Con Boomerang puedes crear este recordatorio y definir tu mismo el plazo, de tal forma, que si la persona a la que envías el mensaje no te contesta en 24 horas ese mismo mensaje te aparece como no leído en la primera posición de tu buzón de entrada, llamando tu atención.

Espero que estas recomendaciones sean útiles para aumentar tu productividad usando correctamente el correo electrónico.

Si usas una herramienta diferente o usas otras medidas que para ti funcionan, no seas tímido y compártelas con los otros emprendedores que visitan esta página. Déjalas en forma de comentario.